Het belang van een goed klantenbestand en hoe je deze optimaliseert

Hoeveel uren ik wel niet besteed heb aan het opschonen van data of het aanleggen van een database...

Mijn ervaring in mijn sales en marketing rollen in de laatste 20 jaar is dat het belang ervan door 80% van de bedrijven wordt onderschat. Zelfs grote, beursgenoteerde bedrijven (waarvan ik de namen niet zal noemen) die de mond vol hebben van big data en data science, sturen regelmatig een Excel-sheetje zonder enige voorwaarde, met alle belangrijke klantdata, puur op basis van vertrouwen.

Wat maakt het lastig om tot een goede database te komen?

Een solide database opbouwen en onderhouden is complex. Hier zijn enkele redenen waarom:

Constante veranderingen:

Mensen wisselen van baan, bedrijven gaan failliet, worden overgenomen of veranderen van naam.

Moeder-dochterconstructies:

Het koppelen van entiteiten binnen een bedrijf is ingewikkeld.

Hoofdkantoren vs. branch offices:

Verschillende locaties zorgen voor verwarring.

Verschillende functienamen:

Iedereen gebruikt andere benamingen, wat standaardisatie lastig maakt.

Regelgeving:

AVG/GDPR en andere wetgeving maken het opslaan en beheren van gegevens uitdagend.

Beslissers (DMU):

Vaak zijn meerdere personen betrokken bij beslissingen.

Gebrek aan discipline:

Veel salesmensen hebben niet de discipline om gegevens bij te werken.

Tijdrovend proces:

Het bijhouden van aankopen en contactmomenten kost tijd.

Slechte samenwerking:

Informatie staat verspreid over verschillende plekken binnen en buiten jouw organisatie.

Beveiligingsbeleid:

Je kunt niet zomaar data verzamelen, opslaan of delen.

Een database aankopen: is dat de oplossing?

Je kunt natuurlijk een externe database kopen, maar de kans dat deze helemaal up-to-date is, is 0%. Op het moment van levering klopt hij misschien voor 80%, maar een week later is de kwaliteit al minder. Als je deze database niet integreert in een ecosysteem van tools en processen, is het snel geldverspilling.

Waarom zijn B2C-bestanden vaak beter op orde?

- Meer regelgeving: Bedrijven moeten simpelweg voldoen aan privacywetten.

- Minder complexiteit: B2C-data vereist minder koppelingen.

- Directe beslissers: De persoon zelf is vaak de DMU.

De stappen naar een goede B2B database

Stap 1: Neem een expert in de arm

Een goede database bouwen is wetenschap. Schakel daarom een specialist in, zoals een data scientist, voor minimaal een halve dag per week. Zorg dat deze persoon AI-tools inzet om processen te versnellen. Dit is een investering die zichzelf dubbel en dwars terugverdient.

Stap 2: Schaf de juiste tools aan

Investeer in toekomstbestendige tools die goed kunnen integreren met andere systemen. Denk aan Salesforce, HubSpot, ZoHo of Pipedrive.

Stap 3: Verzamel en schoon alle data op

- Bundel alle beschikbare gegevens in één lijst.

- Gebruik tools zoals ChatGPT, OpenRefine, Import.io en laat studenten of stagiaires helpen bij het opschonen.

- Integreer bronnen zoals de KvK, Dun & Bradstreet, financiële jaarverslagen, en tools zoals LinkedIn, Lusha en Crystal Knows.

Stap 4: Integreer interne systemen

Een sterke B2B database werkt optimaal wanneer deze gekoppeld is aan andere systemen binnen jouw organisatie:

- Boekhoudsystemen zoals Afas of Exact voor financiële inzichten en factuurgeschiedenis.

- Projectmanagementapplicaties zoals Asana, Trello of Monday.com voor lopende projecten en klantafspraken.

- HR-systemen voor contactgegevens van medewerkers en historische interacties.

- Marketing Automation tools zoals HubSpot, ActiveCampaign of Marketo, waarmee je het gedrag van suspects en prospects kunt volgen op één centrale plek.

Door deze systemen te koppelen, creëer je een centrale bron van waarheid en voorkom je dubbele invoer en dataverlies.

Stap 5: Bouw verder met een roadmap

- Investeer continu in updates en verbeteringen.

- Zorg voor automatische koppelingen met systemen en externe databases.

- Voeg AI-tools toe zoals Cramers, die continu nieuwe informatie aan je database toevoegen.

Bonusstap: Maak gebruik van AI-tools voor CRM-updates.

Een van de grootste struikelblokken bij klantenbestanden is dat ze verouderen door gebrek aan discipline bij het updaten. Moderne tools zoals Fireflies.ai en ChatGPT lossen dit probleem op.

- Fireflies.ai maakt automatisch notities en actiepunten aan na vergaderingen of afspraken. Deze kunnen eenvoudig worden geëxporteerd naar het CRM-pakket.

- ChatGPT stelt salesmensen in staat om direct na afspraken (bijvoorbeeld in de auto) notities in te spreken, inclusief actiepunten. Deze informatie kan vervolgens worden geknipt en geplakt in het CRM-systeem.

Door deze AI-tools te integreren, zorg je ervoor dat je CRM altijd up-to-date blijft zonder dat dit veel extra tijd kost.

Conclusie

Een goede database is geen eenmalig project maar een continu proces. Door te investeren in de juiste mensen, tools en workflows bouw je een systeem dat niet alleen vandaag werkt, maar ook toekomstbestendig is. Neem de tijd om het goed op te zetten en blijf optimaliseren. Zo voorkom je dat je achter de feiten aanloopt en kun je jouw data echt strategisch inzetten voor groei!